⚠️ BORRADOR · DOCUMENTO NO VIGENTE
Este texto es una propuesta técnica redactada por el equipo que construyó la plataforma, a partir de lo que el sistema efectivamente hace. No fue revisado ni aprobado por un abogado y no está vigente: no constituye el aviso de privacidad de UAF Panamá ni genera obligaciones ni derechos exigibles mientras siga con esta leyenda.
Las referencias legales se toman de la configuración de esta instalación y apuntan a Panamá. Confirmarlas es parte de la revisión legal, junto con los datos de contacto marcados PENDIENTE y los plazos de conservación marcados propuestos.
1. Quién trata tus datos
Responsable del tratamiento: UAF Panamá, organización para la que trabajas o trabajaste y titular de esta plataforma. Es quien decide qué datos se recolectan y para qué.
Encargado del tratamiento: SISTEL, que construye y opera la plataforma por cuenta de UAF Panamá. Trata los datos siguiendo las instrucciones del responsable y no para fines propios.
| Dato | Responsable (UAF Panamá) | Encargado (SISTEL) |
|---|---|---|
| Razón social completa | PENDIENTE | PENDIENTE |
| Identificación tributaria | PENDIENTE | PENDIENTE |
| Domicilio | PENDIENTE | PENDIENTE |
| Correo de contacto | PENDIENTE | PENDIENTE |
| Teléfono | PENDIENTE | PENDIENTE |
| Responsable de protección de datos | PENDIENTE | PENDIENTE |
2. Qué datos tratamos
La lista siguiente no es genérica: sale de revisar las tablas que la plataforma efectivamente tiene. Si un dato no está acá, la plataforma no lo guarda.
2.1 Identificación y vínculo laboral
- Nombre y apellido
- Código de empleado
- Correo electrónico
- Teléfono (opcional)
- Fotografía de perfil (opcional, la cargas tú)
- Departamento a la que estás asignado
- Cargo
- Fecha de ingreso
- Estado de la cuenta (activa, suspendida, dada de baja)
2.2 Formación y desempeño
- Inscripciones a cursos y su avance (porcentaje, lecciones completadas)
- Fechas de inicio, finalización, certificación y vencimiento
- Calificaciones de evaluaciones y de prácticas, e intentos usados
- Avance detallado dentro de las cápsulas SCORM, incluidas tus respuestas a cada interacción
- Constancias emitidas y descargas de constancias
- Asistencia a sesiones en vivo (registro, ingreso, salida y minutos presentes)
- Retroalimentación escrita por quien te evaluó
2.3 Reconocimiento y puntos
- Puntos acumulados y cada movimiento de puntos, con su motivo
- Nivel e insignias obtenidas
- Canjes de puntos por premios y su estado
2.4 Uso de la plataforma y seguridad
Este grupo es el que casi nunca se declara y el que más importa declarar, porque la dirección IP y el agente de usuario (la cadena con la que tu navegador se identifica) son datos personales.
- Dirección IP y agente de usuario, en cuatro lugares: el registro de auditoría, el historial de sesiones, la verificación pública de una constancia y los dispositivos donde elegiste «mantener mi sesión abierta».
- Fecha y hora del último ingreso, intentos fallidos y bloqueos temporales
- Registro de auditoría: qué acción administrativa se hizo sobre tu cuenta, quién la hizo y cuándo
- Pedidos de contraseña olvidada, con la IP desde la que se pidieron
- Pedidos de soporte: el asunto y la descripción que escribes, la pantalla desde la que abriste el pedido y tu agente de usuario
- Consultas hechas a SUSIE y la valoración que dejas sobre cada respuesta
- Preferencias de aviso y si ya viste el recorrido guiado
Lo que NO guardamos: tu contraseña. Se conserva únicamente un hash Argon2id, del que no se puede recuperar el texto original. Tampoco se guardan datos sensibles —salud, origen étnico, orientación política, convicciones religiosas, biometría— ni datos de menores de edad.
3. Para qué los usamos
| Grupo de datos | Finalidad |
|---|---|
| Identificación y vínculo laboral | Darte acceso a la plataforma, ubicarte en la departamento y el cargo que te corresponden, y emitir constancias a tu nombre. |
| Formación y desempeño | Llevar tu avance formativo, decidir si cumpliste los requisitos de una certificación, avisarte cuando vence, y permitirle a tu jefatura acompañar la formación de su equipo. |
| Reconocimiento y puntos | Reconocer tu avance y permitirte canjear puntos por premios. |
| Uso de la plataforma y seguridad | Proteger tu cuenta, detectar accesos indebidos y poder responder, más adelante, quién hizo qué sobre tu cuenta y cuándo. Sin esto, cualquier cambio en tu historial de formación sería indistinguible de un error. |
| Pedidos de soporte | Atender lo que reportas y poder reconstruir en qué pantalla ocurrió el problema. |
| Consultas a SUSIE | Responderte con información oficial y medir la calidad de esas respuestas. |
Los datos no se usan para publicidad, no se venden y no se comparten con terceros salvo lo indicado en la sección 7.
4. Tus derechos y cómo ejercerlos
Como titular de los datos, Ley 81 de 26 de marzo de 2019, sobre Protección de Datos Personales te reconoce, entre otros, el derecho a:
- Conocer qué datos tuyos se tratan, de forma gratuita.
- Actualizar los que hayan cambiado.
- Rectificar los que sean incorrectos, incompletos o engañosos.
- Suprimir tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
- Revocar la autorización de tratamiento, con el mismo límite del punto anterior.
- Presentar quejas ante Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).
- Ser informado sobre el uso que se le da a tus datos.
Cómo se ejercen, hoy
Si tienes cuenta activa, el canal es el pedido de soporte de la propia plataforma: entra a https://uaf.sensei.com.co/soporte, elige la categoría «Acceso o cuenta» y escribe qué necesitas. Queda registrado con fecha, no se pierde y puedes ver en qué estado está.
Si ya no tienes cuenta —porque dejaste de trabajar en UAF Panamá—, el canal es el correo de contacto del responsable, que figura como PENDIENTE en la sección 1 y tiene que completarse antes de publicar este documento.
Plazos legales de respuesta: PENDIENTE — los fija Ley 81 de 2019 y su reglamento (Decreto Ejecutivo 285 de 2021), y los tiene que confirmar el área legal antes de publicar. No se escriben acá por estimación.
5. Cuánto tiempo los conservamos
Los datos personales no se conservan más allá de lo necesario para la finalidad que justificó recolectarlos. «Para siempre» no es la opción prudente: es exactamente lo que ninguna ley de protección de datos permite.
⚠️ Los plazos de esta tabla son una propuesta del equipo técnico y ninguno está confirmado por el área legal de UAF Panamá. Se muestran leídos directamente de la configuración que el sistema ejecuta, para que el documento y el comportamiento no puedan decir cosas distintas.
| Familia de eventos | Qué cubre | Meses (propuesto) |
|---|---|---|
user. |
Altas, suspensiones, bajas y transferencias de personas | 12 |
role. |
Otorgamiento y revocación de roles | 12 |
store. |
Altas, cambios y bajas de departamentos | 12 |
password_reset. |
Pedidos y resoluciones de contraseña olvidada | 12 |
reward_redemption. |
Canjes de puntos por premios | 12 |
support_ticket. |
Pedidos de soporte y su atención | 12 |
enrollment. |
Extensiones de plazo de una inscripción | 12 |
progress. |
Reinicios de cronómetro y de avance | 12 |
kb_document. |
Cambios en la centro de documentación | 12 |
reward. |
Cambios en el catálogo de premios | 12 |
certificate. |
Descargas de constancias | 12 |
setting. |
Sin descripción todavía | 12 |
Estos plazos rigen el registro de auditoría. Las tablas operativas —tu ficha, tu avance formativo, tus constancias, tus pedidos de soporte— todavía NO TIENEN PLAZO DEFINIDO, y definirlos es una de las decisiones que este documento no puede tomar por UAF Panamá.
6. Cómo los protegemos
- Contraseñas con Argon2id. Nunca se guarda la contraseña, sólo un hash del que no se puede volver atrás. Ni siquiera un administrador puede leerla.
- Sesiones que expiran. La sesión caduca por inactividad y cada dispositivo donde elegiste mantenerla abierta queda registrado y se puede revocar.
- Acceso por rol y por departamento. Cada acceso se verifica en el servidor, en cada pedido. Quien administra una departamento ve a su gente y no a la de otra: no es que la pantalla no muestre los datos, es que la consulta no los trae.
- Auditoría de las acciones administrativas. Toda alta, baja, suspensión, cambio de rol o reinicio de avance queda registrada con su autor, su fecha y su IP, dentro de la misma transacción que el cambio: si el registro falla, el cambio se revierte.
- Transporte cifrado. El acceso se sirve por HTTPS.
Ningún sistema es invulnerable. Lo que sí afirmamos es que, si algo ocurre, hay registro suficiente para reconstruir qué pasó.
7. Terceros con quienes se comparten
Los datos se alojan en la infraestructura donde corre la plataforma, operada por SISTEL como encargado del tratamiento. No hay venta ni cesión a terceros con fines comerciales.
7.1 SUSIE y proveedor externo de modelos de lenguaje
SUSIE responde de dos maneras. Las preguntas sobre TU formación —qué tienes vencido, qué tienes agendado, qué te conviene seguir— se responden consultando la base de datos de la propia plataforma: no sale nada del servidor. Las preguntas sobre documentación pueden además, si el modo con modelo de lenguaje está encendido, enviar el texto de tu consulta y los fragmentos necesarios a un proveedor externo para redactar la respuesta.
Estado actual del sistema:
el modo con modelo de lenguaje está ENCENDIDO
(apagado, modelo gpt-5-mini): las
consultas de documentación se envían a un proveedor externo.
Cuando ese modo se encienda, UAF Panamá debe: (a) identificar en este documento al proveedor concreto y el país donde procesa, (b) verificar que ese país cuente con nivel adecuado de protección o suscribir el contrato de transferencia internacional que exija Ley 81 de 2019 o Decreto Ejecutivo 285 de 2021, y (c) informar el cambio a los titulares. Nada de eso está hecho todavía.
7.2 Verificación pública de constancias
Quien escanee el código QR de una de tus constancias ve tu nombre, el curso, la fecha y si está vigente. No ve tu correo, tu teléfono, tu departamento, tu puntaje ni tu avance. Cada verificación queda registrada con su fecha, su dirección IP y su agente de usuario.